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国际交流

关于疫情防控期间在校师生因公出国(境)任务办理的温馨提示

发布日期:2020-03-21 发布人: 点击量:

校内各单位、广大师生:

为有效防止新冠肺炎疫情传播,保障师生的身体健康和生命安全,学校已于2020年1月27日发布通知,暂停在校师生出国(境)交流访问活动,恢复时间根据疫情防控进展和出入境政策变化另行通知。

鉴于因公临时出国(境)任务审批需要一定周期,为保障在校师生尽早谋划,提前准备,确保疫情结束后如期执行因公出国(境)任务,现就疫情防控期间因公出国(境)任务审批与管理工作做相应调整。拟定2020年5月之后执行的因公出国(境)访问任务,可以进行申报,届时根据疫情防控进展决定是否派出。原则上不受理出访日期在2020年5月之前的出国(境)任务申请,确须出访任务采用一事一议方式进行处理。

疫情防控期间,为减少人员接触和传染风险,相关出国(境)业务原则上均采用线上方式办理,现将相关信息分享如下:

一、教职工因公临时出国(境)任务审批

1. 教职工登陆“西汉姆联必威登录教职工因公临时出国(境)任务申报系统”(paichu.jlu.edu.cn)按要求进行填报,登陆使用说明请见附件1。相关事宜请咨询我处工作人员孙悦,微信:amazingyue,电话:18943008519。

2. 相关签字和盖章手续(具体请见附件2)建议通过短信或微信方式先行确认,确认内容截图请上传至其他材料栏,疫情过后再补全手续。

3. 申领《因公临时出国/赴港澳人员备案表》,须填报并提交<因公临时出国人员备案表>申领表(下载地址:http://rsgl.jlu.edu.cn/info/1062/1464.htm),采用“电话预约,集中受理”方式办理,具体请联系人力资源和社会保障处工作人员王昊丰,手机:18686458176

4. 相关表格和文件原件请学院外事秘书/外事专办员妥善保管,待疫情结束后一并提交;任务批件/任务书/赴台任务请示等获批文件原则上暂缓发放,办理外办立卷审批、省台办审批和签证(签注)等手续需提交上述材料时可以发放,具体根据前往国家和地区的签证(签注)政策确定

二、员工出国(境)任务审核

1. 员工出国(境)任务申报采用微信传输方式进行提交,原线下申报方式暂停每个团组相关申报材料准备好后形成单个PDF文件,并以XXX等XX人XXXX年XX月XX日出发赴XXX(国家/地区)团组(如,张三等6人2020年6月10日出发赴美国团组)方式命名,请各单位外事负责人审核确认,并微信单独发送给我处工作人员刘嘉辉,微信:jiahui1030,手机:18604300684。

注意:我处仅接收各单位外事负责人发送的申报材料;为保护个人隐私,申报材料请私信发送,不要发到微信工作群中;材料清单和排列顺序请见附件3

2. 相关签字和盖章手续(具体请见附件3)暂由与相关负责人员的微信请示代替,疫情过后再补全手续

3. 我处审核通过后出具任务同意书/赴台任务请示,并向员工工作部、研究生工作部和国际教育学院通报相关团组情况,上述部门如有异议,将暂停相关任务。

4. 相关表格和文件原件请学院外事秘书/外事专办员妥善保管,待疫情结束后一并提交;任务同意书/赴台任务请示等获批文件原则上暂缓发放,办理省台办审批和签证(签注)等手续需提交上述材料时可以发放,具体根据前往国家和地区的签证(签注)政策确定

三、因公出国(境)财务预算会签

根据《财务处关于疫情防控期间财务服务便利化有关措施的通知》,教职工因公临时出国(境)和员工出国(境)任务相关的财务预算会签手续采用电话预约,集中受理方式办理联系人:何江海,电话:13843121629,微信:hejh951。

四、任务获批后相关手续办理

1. 教职工因公临时出国(境)任务获批后,相关立卷审批、因公证照和签证(签注)办理等业务将根据吉林省外事办公室和各国使领馆相关要求办理,相关事宜请咨询我处工作人员李拓函,微信:waiwai_273015150,手机:18604300684。

2. 员工出国(境)原则上均持因私证照,相关证照和对应签注业务请自行前往公安局出入境管理部门办理。签证业务请按照各国使领馆相关要求自行办理或委托代办公司办理,相关事宜咨询同上。

注意:办理签证(签注)时,请按邀请函内容如实申报出国(境)目的,原则上不得办理旅游类签证(签注),所有赴台任务必须办理“Y”签注。

五、任务执行和任务结束后手续办理

1. 在学校正式恢复师生出国(境)交流访问活动前,原则上不派出。

2. 任务结束回国(入境)人员按照国家、相关部委的相关法规,根据属地关于防疫工作的相关要求进行隔离观察,因公证照请于回国(入境)后7天内交回我处,采用电话预约,集中受理方式办理,联系人李拓函,电话:13353110888。任务相关出入境记录请于入境后7天内以电子邮件方式发送至hejh@jlu.edu.cn。

近期,因疫情影响,一些国家和地区相继采取入境管制措施,部分国家已暂停受理签证申请,仍受理签证业务的国家,签证办理周期也相对延长具体出入境管制信息,请关注国家移民管理局查询平台:

由于国(境)外疫情发展,出国(境)期间感染风险加剧。若无重要事由,建议取消或推迟出访计划。确须出访团组,建议先与邀请方沟通确认,并尽早申报,避免延误。

疫情防控期间,相关工作要求和各国家/地区签证(签注)要求不断发生变化,我处将持续为广大师生关注分享,感谢大家的支持和理解!

国际合作与交流处(港澳台办公室)

2020320


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