校内各单位、广大师生：
为有效防止新冠肺炎疫情传播，保障师生的身体健康和生命安全，学校已于2020年1月27日发布通知，暂停在校师生出国（境）交流访问活动，恢复时间根据疫情防控进展和出入境政策变化另行通知。
鉴于因公临时出国（境）任务审批需要一定周期，为保障在校师生尽早谋划，提前准备，确保疫情结束后如期执行因公出国（境）任务，现就疫情防控期间因公出国（境）任务审批与管理工作做相应调整。拟定2020年5月之后执行的因公出国（境）访问任务，可以进行申报，届时根据疫情防控进展决定是否派出。原则上不受理出访日期在2020年5月之前的出国（境）任务申请，确须出访的任务采用一事一议方式进行处理。
疫情防控期间，为减少人员接触和传染风险，相关出国（境）业务原则上均采用线上方式办理，现将相关信息分享如下：
一、教职工因公临时出国（境）任务审批
1. 教职工登陆“西汉姆联必威登录教职工因公临时出国（境）任务申报系统”（paichu.jlu.edu.cn）按要求进行填报，登陆使用说明请见附件1。相关事宜请咨询我处工作人员孙悦，微信：amazingyue，电话：18943008519。
2. 相关签字和盖章手续（具体请见附件2）建议通过短信或微信方式先行确认，确认内容截图请上传至“其他材料”栏，疫情过后再补全手续。
3. 申领《因公临时出国/赴港澳人员备案表》，须填报并提交《<因公临时出国人员备案表>申领表》（下载地址：http://rsgl.jlu.edu.cn/info/1062/1464.htm），采用“电话预约，集中受理”方式办理，具体请联系人力资源和社会保障处工作人员王昊丰，手机：18686458176。
4. 相关表格和文件原件请学院外事秘书/外事专办员妥善保管，待疫情结束后一并提交；任务批件/任务书/赴台任务请示等获批文件原则上暂缓发放，办理外办立卷审批、省台办审批和签证（签注）等手续需提交上述材料时可以发放，具体根据前往国家和地区的签证（签注）政策确定。
二、员工出国（境）任务审核
1. 员工出国（境）任务申报采用微信传输方式进行提交，原线下申报方式暂停。每个团组相关申报材料准备好后形成单个PDF文件，并以“XXX等XX人XXXX年XX月XX日出发赴XXX（国家/地区）团组（如，张三等6人2020年6月10日出发赴美国团组）”方式命名，请各单位外事负责人审核确认，并微信单独发送给我处工作人员刘嘉辉，微信：jiahui1030，手机：18604300684。
注意：我处仅接收各单位外事负责人发送的申报材料；为保护个人隐私，申报材料请私信发送，不要发到微信工作群中；材料清单和排列顺序请见附件3。
2. 相关签字和盖章手续（具体请见附件3）可暂由与相关负责人员的微信请示代替，疫情过后再补全手续。
3. 我处审核通过后出具任务同意书/赴台任务请示，并向员工工作部、研究生工作部和国际教育学院通报相关团组情况，上述部门如有异议，将暂停相关任务。
4. 相关表格和文件原件请学院外事秘书/外事专办员妥善保管，待疫情结束后一并提交；任务同意书/赴台任务请示等获批文件原则上暂缓发放，办理省台办审批和签证（签注）等手续需提交上述材料时可以发放，具体根据前往国家和地区的签证（签注）政策确定。
三、因公出国（境）财务预算会签
根据《财务处关于疫情防控期间财务服务便利化有关措施的通知》，教职工因公临时出国（境）和员工出国（境）任务相关的财务预算会签手续采用“电话预约，集中受理”方式办理。联系人：何江海，电话：13843121629，微信：hejh951。
四、任务获批后相关手续办理
1. 教职工因公临时出国（境）任务获批后，相关立卷审批、因公证照和签证（签注）办理等业务将根据吉林省外事办公室和各国使领馆相关要求办理，相关事宜请咨询我处工作人员李拓函，微信：waiwai_273015150，手机：18604300684。
2. 员工出国（境）原则上均持因私证照，相关证照和对应签注业务请自行前往公安局出入境管理部门办理。签证业务请按照各国使领馆相关要求自行办理或委托代办公司办理，相关事宜咨询同上。
注意：办理签证（签注）时，请按邀请函内容如实申报出国（境）目的，原则上不得办理旅游类签证（签注），所有赴台任务必须办理“Y”签注。
五、任务执行和任务结束后手续办理
1. 在学校正式恢复师生出国（境）交流访问活动前，原则上不派出。
2. 任务结束回国（入境）人员须按照国家、相关部委的相关法规，根据属地关于防疫工作的相关要求进行隔离观察，因公证照请于回国（入境）后7天内交回我处，采用“电话预约，集中受理”方式办理，联系人李拓函，电话：13353110888。任务相关出入境记录请于入境后7天内以电子邮件方式发送至hejh@jlu.edu.cn。
近期，因疫情影响，一些国家和地区相继采取入境管制措施，部分国家已暂停受理签证申请，仍受理签证业务的国家，签证办理周期也相对延长。（具体出入境管制信息，请关注国家移民管理局查询平台：
由于国（境）外疫情发展，出国（境）期间感染风险加剧。若无重要事由，建议取消或推迟出访计划。确须出访团组，建议先与邀请方沟通确认，并尽早申报，避免延误。
疫情防控期间，相关工作要求和各国家/地区签证（签注）要求不断发生变化，我处将持续为广大师生关注分享，感谢大家的支持和理解！
国际合作与交流处（港澳台办公室）
2020年3月20日
附件下载：https://oa.jlu.edu.cn/defaultroot/PortalInformation!getInformation.action?id=14338911&channelId=179577
